第一章 总 则
第一条 为促进复旦大学上海医学院（以下简称“医学院”）公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据《党政机关公文处理工作条例》《教育部公文处理规定》及复旦大学相关要求，结合医学院实际，制定本实施办法。
第二条 本办法适用于上海医学院及其职能部门公文拟制、办理、管理等工作。
第三条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第四条 在公文处理工作中，必须严格执行国家保密法律法规和学校、医学院有关保密规定，做好保密工作。
第五条医学院党政办公室是医学院公文处理的主管部门，负责对医学院的党政公文处理工作进行业务指导和督促检查。医学院各部门、单位应当重视公文处理工作，安排专门人员负责。公文处理人员应当具有较高的政治和业务素质，忠于职守，认真负责，严谨细致。
第二章 公文种类
第六条 医学院公文种类主要有：
（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。
（二）决定。适用于对重要事项做出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。
（三）公告。适用于向医学院内或社会宣布重要事项或者规定事项。
（四）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
（五）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（六）通知。适用于发布、传达要求医学院内单位办理周知或者执行的事项，批转、转发公文。
（七）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
（八）报告。适用于向上级单位汇报工作、反映情况，回复上级单位的询问。
（九）请示。适用于向上级单位请求指示、批准。
（十）批复。适用于答复下级单位请示事项。
（十一）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
（十二）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
第三章 公文格式和要素
第七条 正式印发的带版头的公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。
（一）紧急程度和涉密程度
紧急公文应根据紧急程度标注“特急”、“加急”。涉密公文应根据涉密程度标注密级和保密期限。公文密级须根据上级授权确定，涉密公文应当标注份号。
（二）发文单位标志
医学院党委公文的发文单位标志为“中共复旦大学上海医学院委员会文件”、“中共复旦大学上海医学院委员会”，行政公文的发文单位标志为“复旦大学上海医学院文件”、“复旦大学上海医学院”；医学院各部门、单位的发文单位标志使用单位全称。联合行文时，发文单位标志可以并用联合发文单位名称，也可以单独用主办单位名称。
（三）发文字号
由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办单位的发文字号。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标识；年份用全称，六角号〔〕括入；发文顺序号不编虚位。
（四）签发人。上行文应当标注签发人姓名。
（五）标题。由发文单位名称、事由和文种组成。
（六）主送单位。公文的主要受理单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。
（七）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。
（八）附件说明。公文附件的顺序号和名称。
（九）发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称。
（十）成文日期。署会议通过或者发文单位负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发单位负责人签发的日期。应用阿拉伯数字将年、月、日标全。
（十一）印章。公文中有发文单位署名的，应当加盖发文单位印章，并与署名单位相符。有特定发文单位标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。
（十二）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。
（十三）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。
（十四）抄送单位。除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。
（十五）印发单位和印发日期。公文的送印单位和送印日期。
（十六）页码。公文页数顺序号。
第八条 公文的版式参照《党政机关公文格式》国家标准执行。公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。
第四章 行文规则
第九条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的单位。
第十条 向上级单位行文，应当遵循以下规则：
（一）原则上主送一个上级单位，根据需要同时抄送相关上级单位和同级单位，不抄送下级单位。
（二）医学院职能部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经医学院党委、行政同意或者授权；属于部门职权范围内的事项，在征得分管院领导同意后，直接报送上级主管部门。
（三）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。不得将需送审的重要文件或请示事项作为附件夹带在其他请示中。在请示、报告等上行文中，应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
（四）除院领导直接交办事项外，医学院各部门、单位不得直接向院领导个人报送正式公文，不得以本部门、单位负责人名义向医学院报送公文。
（五）受双重领导的单位向一个上级单位行文，必要时抄送另一个上级单位。
第十一条 向下级单位行文，应当遵循以下规则：
（一）主送受理单位，根据需要抄送相关单位。重要行文应当同时抄送发文单位的直接上级单位。
（二）职能部门在各自职权范围内可以发文布置条线工作。
（三）涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文。
（四）上级单位向受双重领导的下级单位行文，必要时抄送该下级单位的另一个上级单位。
第十二条 同级单位必要时可以联合行文。属于各自职权范围内的工作，不得联合行文。
第五章 发文办理
第十三条 发文办理一般包括拟稿、审核、签发、复核、印制、用印、登记、分发等程序。
（一）拟稿
1.起草公文必须严肃认真，应当遵照以下原则：
（1）行文理由充分，行文依据准确。
（2）符合党和国家的法律法规以及党的路线方针政策，符合学校和医学院规章制度及有关规定。完整准确体现发文意图，并同现行有关公文相衔接。
（3）一切从实际出发，深入调查研究，充分进行论证，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。
（4）文种正确、格式规范、主题突出、观点鲜明、层次清晰、内容简洁、文字精准。
（5）公文涉及其他单位职权范围的事项，起草单位必须征求相关单位意见，力求达成一致。
2.在部门负责人的指导下，主办部门拟稿人拟制公文标题、正文、附件以及需要说明的相关材料。由部门负责人核稿签字，并确定是否有不宜公开发布的内容。
（二）审核
1.公文文稿签发前，应当根据公文起草要求实行公文分级分工审核。拟以医学院党政名义印发的公文由职能部门拟稿后，须经党政办公室审核。
2.公文审核的重点是：行文理由是否充分，行文依据是否准确；内容是否符合党的理论路线方针政策和国家法律法规，是否完整准确清晰表达了发文意图，是否同现行有关公文相衔接；涉及拟稿部门职能以外的事项是否经过充分协商并达成一致，是否经过相关部门会签；提交医学院党政领导班子会议审议后的公文是否根据会议意见进行修改完善；文种是否正确，公文基本要素是否齐全等。
符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。
（三）签发
1.以“中共复旦大学上海医学院委员会”或“复旦大学上海医学院”名义发出的重要公文、涉及全局性的公文以及上行文，由分管院领导审核后，呈送党委书记或院长签发。以医学院名义下发的涉及单一条线的公文，一般由分管院领导签发。涉及“三重一大”事项的重要公文，需按照医学院有关议事规则提请党委会会议、院长办公会等集体决策程序审议同意后签发。
2.以党政办公室名义制发的文件，由办公室主任签发。
3.医学院各部门、单位制发的上行文和重要下行文须由主要负责人签发。联合发文由所有联署单位的负责人会签。
（四）复核、印制、分发
1.公文正式印制、发布前，应再次核对审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否规范统一等，并做好登记和归档工作。
2.医学院非涉密内部公文在电子公务OA系统中分发。涉密公文应当通过机要进行传递。
第六章 收文办理
第十四条 收文办理一般包括签收、登记、审核、承办、传阅、催办、答复等程序。
（一）签收、登记、审核
主送医学院的公文，统一由党政办公室接收，院领导个人一般不直接接收公文；医学院各部门、单位的收文，一般由该单位专门负责公文办理的人员接收。纸质公文应做好签收、登记工作。对收到的公文应当进行初审。
（二）承办、传阅
1.接收上级单位下发的公文
医学院收文中，阅知性公文由党政办公室根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文由党政办公室负责人提出拟办意见报院领导批示，事由简单明确的公文也可直接批办。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知、阅办。
职能部门收到上级单位关于医学院全局工作的重要公文应交由党政办公室办理，或与党政办公室沟通办理意见。
2.接收院所平台、附属医院的公文
医学院部门收到院所平台、附属医院上报的公文，收文部门负责人应进行审核，及时提出拟办意见，呈送相关院领导批示或交有关部门办理。
3.联合办理公文
涉及两个以上部门，应明确主办部门。如有涉及其他部门职权的事项，主办部门应主动与有关部门协商、会签；如有分歧，主办部门负责人要积极协调，仍不能达成一致意见，可报请院领导裁定。
4.办理时限
各部门、单位收到公文，应及时予以办理，不得延误、推诿。紧急公文，应在限定时间内办理完毕。
5.审批要求
审批有具体请示事项的公文，主批人应明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有明确请示事项，圈阅表示已阅。
（三）催办
收文承办部门有责任对送审、送批或交有关部门办理的公文进行催办，防止漏办或延误。
（四）答复
公文办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。职能部门、院所平台和附属医院收到院领导批示的公文，应将办理结果以适当形式报告院领导或党政办公室。
第七章 公文管理
第十五条 医学院各部门和单位应当健全各自公文管理流程，确保管理严格、规范有序、把关到位、运行高效。
第十六条 公文处理后，应按照档案法及学校档案工作制度完成归档工作。公文归档，应做到电子文档和纸质文档的双重存档、归档。各单位档案员及时按事件将公文的定稿、正本和有关材料整理并做好预立卷，相关电子文本等同时收集，完成归档工作后移交至档案馆。联合办理的公文，原件由主办单位立卷归档，其他单位保存复制件。个人不得保存应归档的公文。对无需移交档案馆归档的公文，相关单位要妥善保管，留作工作资料。
第十七条 不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。
第十八条 单位合并时，全部公文应当随之合并管理；单位撤销时，根据需要将公文经过整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。工作人员离岗离职时，所在单位应当督促其将暂存、借用的公文及时移交、清退。
第八章 附则
第十九条 各院所平台、附属医院公文处理参照执行。
第二十条 本办法由医学院党政办公室负责解释。
第二十一条 本办法自印发之日起施行。
